Sejak Jumat, 19 April 2024 mahasiswa peserta kegiatan Kuliah Kerja Nyata Tematik (KKN-T) dalam skema Merdeka Belajar Kampus Merdeka (MBKM) melaksanakan program penataan dan pengelolaan surat masuk dan surat keluar di Kantor Desa Oringbele, sebagai salah satu program kerja yang digawangi oleh Agnes Bria, mahasiswa dari Program Studi Administrasi Publik, Fisip Unwira. Program ini diawali dengan metode observasi, di mana mahasiswa mengamati proses tata usaha dari aspek penataan, penyimpanan, pencatatan, pengelolaan dan pemeliharaan surat masuk dan surat keluar, dilanjutkan dengan sosialisasi terkait pentingnya penataan dan pengelolaan surat masuk dan surat keluar. Setelah kegiatan sosialisasi, akan dilakukan pula wawancara, dan pembagian kuisoner untuk mengetahui respon masyarakat dan aparat desa atas kegiatan yang telah dijalankan.
Setelah melakukan observasi selama kurang lebih satu minggu, ditemukan bahwa telah terdapat fasilitas penyimpanan surat masuk dan surat keluar berupa map terpisah dengan kondisi yang sangat baik, namun terkendala di bagian rak penyimpanan dokumen surat masuk dan surat keluar. Rak penyimpanan yang tersedia di kantor Desa Oringbele, dokumen-dokumennya digabung di tempat yang sama sehingga menyulitkan aparat desa di bidang administrasi dalam menemukan kembali dokumen surat masuk dan surat keluar yang diperlukan.
Berangkat dari situasi yang ada, maka pada tanggal 26 April 2024 dilakukan kegiatan sosialisasi dengan tema Penataan dan Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar di Kantor Desa Oringbele. Kegiatan ini dilakukan mahasiswa untuk meningkatkan penataan dan pengelolaan surat masuk dan surat keluar agar berjalan secara teratur, mudah, cepat, akurat dan terstruktur dengan baik. Dalam sosialisasi tersebut, Agnes Bria selaku pemateri, menjelaskan tentang pentingnya penataan dan pengelolaan surat masuk dan surat keluar dengan sasarannya tertuju pada aparat desa. Dalam sosialisasi yang berlangsung selama kurang lebih satu jam, Rahman Rasid, selaku Kepala Desa Oringbele mengatakan bahwa pengarsipan dan penataan surat masuk dan surat keluar di Kantor Desa Oringbele belum dilakukan dengan baik karena keterbatasan fasilitas dan ruang kerja. Beliau juga berharap dengan adanya sosialisasi ini dapat dijadikan referensi bagi aparat desa untuk bisa meningkatkan kinerjanya di bidang penataan dan pengelolaan surat serta bagi para mahasiswa yang melaksanakan program MBKM di Desa Oringbele dapat memberikan pikiran dan inovasinya untuk membangun desa menjadi lebih baik.
Selain sosialisasi, wawancara juga diperlukan untuk mendukung data surat masuk dan surat keluar dari sebuah lembaga atau instansi yang harus terorganisir dengan baik melalui penataan dan pengelolaan yang efektif dan efisien. Penataan dan pengelolaan tidak hanya membuat administrasi menjadi lebih rapi, tetapi juga memudahkan dalam proses kearsipan desa. Sistem penataan dan pengelolaan yang baik akan memudahkan aparat desa dalam menemukan surat jika diperlukan dan dibutuhkan lagi nanti. Kegiatan sosialisasi, diakhiri dengan sesi diskusi bersama dengan aparat desa sekaligus pembagian kuisoner untuk menggalang aspirasi dalam rangka meningkatkan penataan dan pengelolaan surat masuk dan surat keluar di kantor Desa Oringbele.*Agnes Bria/Nina